Team Assistant / Office Management (m/w/d) mit Empfangsbetreuung

Du möchtest in einem dynamischen Umfeld arbeiten, in dem Organisationstalent, Serviceorientierung und Eigeninitiative wirklich geschätzt werden? Wir sind ein etabliertes Unternehmen im Bereich digitale Werbung und suchen zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit, die uns im Office Management sowie als zentrale Ansprechperson am Empfang unterstützt. In dieser vielseitigen Rolle trägst du wesentlich dazu bei, dass unser Büro reibungslos funktioniert und Mitarbeitende, Gäste und Partner professionell betreut werden.

Deine Aufgaben

Office Management & Empfang

• Freundliche und professionelle Betreuung des Empfangsbereichs inkl. Begrüßung von Besucher:innen
• Koordination und Betreuung der Meetingräume inkl. Vor- und Nachbereitung
  Bestellwesen für Büromaterial, Küchenbedarf und Büroausstattung
• Verwaltung der IT- und Mobile-Equipment-Ausstattung (Ausgabe, Rücknahme, Inventarführung)
• Postverwaltung (ein- und ausgehend) sowie Betreuung allgemeiner Postfächer & Mailverteiler
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Teams
• Reiseorganisation inkl. Planung und Buchungen für das Team
• Einrichtung und Ausstattung der Arbeitsplätze für neue und bestehende Teammitglieder

Sicherheit, Facility & Administration

• Tätigkeit als Sicherheitsvertrauensperson und Evakuierungsbeauftragte:r (Ausbildung wird unterstützt)
• Facility Management inkl. Schlüsselverwaltung
• Koordination externer Dienstleister (Hausverwaltung, Reinigung, Handwerk, Sicherheit, Technik etc.) Führung des Kassabuchs sowie Unterstützung der Buchhaltung
• Organisatorische Mitarbeit bei Team- und Firmenveranstaltungen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Assistenz oder in einer ähnlichen Position
• Hervorragende Organisationsfähigkeiten und ausgeprägte Serviceorientierung
• Freundliches, professionelles Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und Google Suite; Erfahrung mit IT-Equipment von Vorteil
• Hohe Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und Vertrauenswürdigkeit
• Bereitschaft zur Übernahme der Rollen als Sicherheitsvertrauensperson bzw. Evakuierungsbeauftragte:r

Warum wir

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem Unternehmen im Medienumfeld
• Vielseitiges, motiviertes Team mit Spaß an der Arbeit
• Zusatzurlaub: dein Geburtstag ist ein freier Tag
• Attraktiver Standort im Herzen Wiens – modernes, öffentlich gut erreichbares Büro am Naschmarkt Eigene Dachterrasse, Küche, kostenlose Getränke und Obst
• Massagemöglichkeit im Büro
• MyClubs für Fitness & Instahelp für mentale Gesundheit
• Regelmäßige Teamevents

Für dieses verantwortungsvolle Aufgabenspektrum bieten wir ein Jahresbruttogehalt von mind. € 32.200,- (Vollzeit / 38,5 Std.). Abhängig von Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung.

Wir freuen uns auf dich!

Wenn du Lust hast, unser Team mit deinem Organisationstalent und deiner positiven Art zu bereichern, schicke uns deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail an: jobs-austria@azerion.com