Sachbearbeiter:in HR-Administration & Veranstaltungskoordination (Teilzeit & befristet)

Über Takeda

Takeda ist ein weltweit führendes, werteorientiertes biopharmazeutisches Unternehmen. In Österreich deckt Takeda die gesamte Wertschöpfungskette ab: von der Forschung über die Produktion bis zum Vertrieb. Als zertifizierter Top Employer bietet Takeda rund 4.500 Mitarbeiter:innen ein attraktives Arbeitsumfeld mit Fokus auf Innovation und Gesundheit.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort:

Sachbearbeiter:in HR-Administration & Veranstaltungskoordination (Teilzeit & befristet)

Dienstort: 1220 Wien

Start: 01.06.2026

Beschäftigungsausmaß: Teilzeit (25h/Woche mit Bereitschaft zur Flexibilität) | Gleitzeit (Mo-Fr)

Befristung: bis 31.12.2026

Über die Rolle:

Wir suchen eine strukturierte und hochzuverlässige Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im Bereich Veranstaltungsmanagement und Administration. Wenn Sie Freude an präziser Arbeit haben und durch Ihr Organisationstalent überzeugen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben:

1. Organisation & Koordination von Veranstaltungen

• Organisation von Informationsveranstaltungen
• Nachbereitung der Events (z. B. Bereitstellung von Unterlagen an Teilnehmende)

2. Teilnehmer- & Antragsadministration

• Laufende Wartung der Teilnehmer:innen-Listen
• Bearbeitung von Anträgen (Abgleich der Berechtigungen, Einholung von Unterschriften)
• Schnittstellenfunktion (Weiterleitung von Dokumenten an Partner und Information der Teilnehmenden)

3. Rechnungsbearbeitung

• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen inklusive Berechtigungsabgleich
• Wartung der Rechnungsliste und Vorbereitung zur Freigabe

4. Dokumentenmanagement & Administration

• Kontrolle, Ausdruck und Digitalisierung von Dokumenten
• Systematische Ablage von Unterlagen
• Präzise Datenerfassung und Pflege von Übersichts- sowie Trackinglisten

5. Kommunikation & Auskunft

• Beantwortung von Standardanfragen von Teilnehmenden
• Gezielte Weiterleitung komplexer Anfragen an die zuständigen Fachbereiche

Das bringen Sie mit:

• Berufserfahrung: Sie verfügen über mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten (z. B. im Front- oder Back-Office, Rechnungswesen oder in einer Personalabteilung).
• Selbstständigkeit: Sie zeichnen sich durch eine sehr selbstständige Arbeitsweise aus, erkennen Prioritäten eigenständig und treiben Ihre Aufgaben proaktiv voran.
• Genauigkeit: Sie arbeiten extrem präzise und behalten auch bei Routineaufgaben stets den Fokus auf Details.
• Zuverlässigkeit & Vertrauenswürdigkeit: Auf Ihr Wort und Ihre Arbeitsqualität ist jederzeit Verlass. Ein diskreter Umgang mit sensiblen Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Organisationstalent: Sie strukturieren Ihren Arbeitsalltag effizient, sind belastbar und behalten auch bei hohem Aufkommen den Überblick.
• IT-Affinität: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Listenführung).
• Kommunikationsstärke: Sie überzeugen durch ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Teilnehmenden und Partnern.

Was wir bieten:

• Zertifiziertes familienfreundliches Unternehmen
• Weiterbildungs- und -entwicklungsmöglichkeiten
• Umfassende Trainings- und Fortbildungsprogramme sowie Persönlichkeitsentwicklung und Mentoringprogramm
• Firmeninterne Job Rotations im In- und Ausland
• Mitarbeiter*innenempfehlungs- und -anerkennungsprogramme
• Aktive Teilnahme an Netzwerkgruppen zu verschiedenen Themen (z.B. Diversity, Equity & Inclusion, Nachhaltigkeit)
• Vielfältige Gesundheits- und Fitnessangebote
• Kostenlose Impfungen, Psychologische Beratung
• Firmen-Events & Feste
• Betriebsrat
• Betriebsrestaurant zu gestützten Preisen
• Bilingualer Betriebskindergarten / Betriebliche Kinderbetreuung
• Gute öffentliche Anbindung
• Inhouse Fitness & Wellness Center in Wien