Projektassistenz/Administration (m/w/x)

Wir bieten eine krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten Umfeld. Für unseren Kunden, ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels, suchen wir eine engagierte Projektassistenz (m/w/x), zur Erweiterung des dynamischen Teams.

Ihr Verantwortungsbereich

• Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
• Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
• Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
• Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).

Ihr Profil

• Fundierte Erfahrung im Pre-Accounting: Kenntnisse der Belegkreisläufe, Kontierung sowie Grundbegriffe der USt, Skonto, KST/KTR.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement: strukturierte Ordnerlogik, Metadatenpflege, Versionierung, Fristenverwaltung.
• Sichere Ausdrucksweise: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• IT-Kompetenz: Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 (Outlook, Word-Formatierung, Excel-Grundlagen). Erfahrung mit branchenüblicher Software (z. B. BMD/DATEV/DMS) ist von Vorteil.
• Branchenverständnis Bau
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Lernbereitschaft, Flexibilität und proaktives Mindset sowie die Bereitschaft, den „Extrameter mehr" zu gehen.

Nice-to-have

• Erfahrung mit Zeitwirtschaft/Stundenerfassung, Reisekosten
• Grundlegende Kenntnisse in Datenschutz und Qualitätsmanagement
• Interesse an der Bau- und Immobilienbranche

Worauf Sie sich freuen können

• Familiäre Kultur: Integration in ein junges Team innerhalb eines leidenschaftlichen Unternehmens mit solider Struktur.
• Attraktive Rahmenbedingungen: Moderner Arbeitsplatz und flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit (nach Absprache).
• Regelmäßige Teamevents und flache Hierarchien: Direkte Kommunikation auf Augenhöhe.
• Förderung Ihrer Entwicklung: Individuelle, fachliche und persönliche Weiterbildung durch Schulungen und Mentoring.
• Leistungsgerechte Bezahlung: monatlich 2.800,00 brutto bei 38,5 Stunden/Woche (14-mal p.a.) mit Bereitschaft zur Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.