Office Manager & Team Assistant (m/w/x)

Vollzeit

APPLY kraftwerk wurde 1990 als Umweltagentur gegründet. Von Anfang an war jede Agenturschublade zu klein. Vom Solar-Trabi über die ersten kommerziellen Websites Österreichs bis hin zu Innovationen für (inter)nationale Großkunden – kraftwerk hat sich bei tausenden erfolgreichen Projekten neu erfunden.

Mit 4 Standorten und über 60 Mitarbeiter*innen kommt bei kraftwerk heute alles aus einer Unternehmensgruppe: von Consulting über Kommunikation bis hin zu Technologie. Auch bei Erfolg und Kundenzufriedenheit wird kraftwerk laufend unter die führenden Agenturen Österreichs gewählt.

Zur Verstärkung unseres Teams im Herzen von Wien suchen wir eine verlässliche Persönlichkeit!

Das bringst du mit:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst vergleichbares Wissen mit.
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation helfen dir dabei, schnell und selbständig bei uns einzusteigen.
• Du verfügst über ausgezeichnete Skills im Bereich MS Office.
• Deine Kommunikationsstärke stellst du sowohl in Deutsch als auch auf Englisch sicher unter Beweis.
• Als zentrale Schnittstelle bist du unser Fels in der Brandung. Auf dich ist immer Verlass.
• In stressigen Situationen behältst du den Überblick und einen kühlen Kopf und weißt, wie man Prioritäten setzt.
• Mitarbeiter*innen und Kund*innen schätzen deine Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft.
• Du hast Hands-on-Mentalität, bist selbständig, strukturiert und kannst gut organisieren.

Das erwartet Dich:

• Du übernimmst die Gesamtverantwortung für das Front Office. Damit bist du oft die erste Kontaktperson für unsere Kunden, telefonisch oder im Zuge der Organisation von Meetings.
• Im Back Office kümmerst du dich um Terminplanungen, Ablage der Rechnungen, Reisebuchungen, laufende Aktualisierung unserer Kundendatenbank, Betreuung unserer zwei weiteren Standorte, die unmittelbar in der Nähe liegen, die Bearbeitung des Postein- und -ausganges sowie das selbständige Handling von E-Mails an unsere allgemeine E-Mail-Adresse.
• Du bist der Dreh- und Angelpunkt für allgemeine organisatorische Tasks. Im Zuge dessen kümmerst du dich um alle Agenden, die mit den Büroräumlichkeiten zu tun haben, verantwortest die Bestellungen und kommunizierst laufend mit unserer IT und Dienstleistern.
• Du unterstützt das Admin-Team in allen Bereichen, wie HR, Controlling, Buchhaltung und allgemeinen Verwaltungstätigkeiten, je nach deinen Stärken und Interessen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.
• Besonders einbringen kannst du dich bei unserer internen Kommunikation, wozu unter anderem Schaltungen in Branchenmedien (Print und digital) gehören. Auch die Planung und Organisation von Events, wie zB die Round Tables und unser traditionelles Kundenevent, das „kraftwerk Sommerfest“ bieten spannende Herausforderungen.

Das bieten wir dir an:

• Spannende Aufgaben und Projekte.
• Wir lieben Kinder und Hunde! Wiedereinsteiger*innen sind ebenso willkommen wie junge Talente.
• Sicheres und stabiles Unternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung.
• Großzügiges Budget für individuelles Coaching und Weiterentwicklung.
• Ein Öffi-Ticket (Jahreskarte), weil wir dich vor Ort brauchen.
• Jahresbruttogehalt ab etwa EUR 34.000 (38,5h/Vollzeit). Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.
• Ein Unternehmen ohne Starallüren und ohne Stock im Hintern.

Wenn Du an dieser herausfordernden Position Interesse hast, dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 103.651 über das Karriereportal.ISG Personalmanagement GmbH
A-1030 Wien, Dannebergplatz 19
Horst Neumayer, T: +43 1 512 35 05