Assistent:in

20 Wochenstunden

Aufgaben und Tätigkeiten

• Aktenverwaltung inkl. kanzleimäßige Bearbeitung des Akteneinlaufes und des Posteinlaufes
• Abfertigung diverser Erledigungen sowie Fristenverwaltung
• Terminkoordination und –verwaltung für die Geschäftsstelle
• Erstellen von Zwischenerledigungen in Verwaltungsverfahren
• Aufbereitung von Entscheidungen für die Evidenz sowie Führung der Evidenz
• Parteienverkehr und Erteilung von Akteneinsicht
• Entgegennahme bzw. Weiterleitung von Anrufen
• Empfang und Betreuung externer Personen
• Unterstützung bei der Ausübung von datenschutzrechtlichen Verantwortlichenpflichten
• Dienstreisemanagement
• Allgemeine Assistenztätigkeiten

Erfordernisse

• Unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Abgeschlossene Handelsschule, gleichwertige Ausbildung oder abgeschlossene Lehre als Bürokauffrau/Bürokaufmann bzw. Verwaltungsassistent:in
• Bereitschaft zur Absolvierung der Grundausbildung (Abschluss der Grundausbildung A3/v3 von Vorteil)
• Kenntnisse der Aktenverwaltung inkl. Kenntnisse der Fristenverwaltung
• Erfahrung in allgemeinen Assistenztätigkeiten (wie z.B. Entgegennahme bzw. Weiterleitung von Anrufen, Empfang und Betreuung externer Personen, Dienstreisemanagement)

Fähigkeiten und Kenntnisse

• Kenntnisse in der kanzleimäßigen Bearbeitung des Akteneinlaufes und des Posteinlaufes von Vorteil
• Erfahrung in der Terminkoordination und –verwaltung für die Geschäftsstelle von Vorteil
• Grundkenntnisse von datenschutzrechtlichen Verantwortlichenpflichten von Vorteil
• Erfahrung in der Erstellung von Zwischenerledigungen in Verwaltungsverfahren von Vorteil
• Kenntnisse in der Aufbereitung von Entscheidungen für die Evidenz sowie Führung der Evidenz von Vorteil
• Erfahrung im Parteienverkehr und Erteilung von Akteneinsicht von Vorteil
• Hohe soziale Kompetenz, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Verlässlichkeit sowie Kooperations- und Kommunikationsbereitschaft

Der Bund ist bemüht, den Anteil von Frauen zu erhöhen und lädt daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung ein.

Bewerbungsunterlagen, Verfahren und Sonstiges

Der Monatsbezug (A3/2) bzw. das Monatsentgelt (v3/2) betragen derzeit mindestens A3/2 € 1.213,90 bzw. v3/2 € 1.268,45 für 20 Wochenstunden. Diese erhöhen sich eventuell auf Basis der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entlohnungsbestandteile. Die Position im Fachdienst ist vorerst befristet auf die Dauer eines Jahres, mit der Option auf Umwandlung in ein unbefristetes Dienstverhältnis. Bei Bundesbediensteten erfolgt zunächst eine Dienstzuteilung mit der Option auf Versetzung. Das Beschäftigungsausmaß beträgt 20 Stunden pro Woche, mit einem ehestmöglichen Eintrittsdatum.

Gemäß § 5 Abs. 2a des Ausschreibungsgesetzes 1989 wird darauf hingewiesen, dass auch Erfahrungen aus qualifizierten Tätigkeiten oder Praktika in einem Tätigkeitsbereich außerhalb der Dienststelle, in deren Bereich die Betrauung mit dem ausgeschriebenen Arbeitsplatz wirksam werden soll, erwünscht sind. Das Auswahlverfahren erfolgt mittels Eignungsprüfung und Interviews (gem. Unterabschnitt B Ausschreibungsgesetz idgF).

Schriftliche Bewerbungen sind an die ISG Personalmanagement GmbH bis 27.01.2025 zu richten und haben die Gründe anzuführen, die Sie für die Bekleidung dieser Stelle als geeignet erscheinen lassen. Der Bewerbung ist neben den erforderlichen Nachweisen der Aufnahmevoraussetzungen ein aktueller Lebenslauf inkl. Lichtbild und Zeugniskopien anzuschließen. Nur rechtzeitig eingelangte Bewerbungen können berücksichtigt werden.

Für allfällige aus dem Bewerbungsverfahren entstehende Kosten wird kein Ersatz geleistet.

Das Parlamentarische Datenschutzkomitee wird die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeiten und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb. § 88a Ausschreibungsgesetz 1989) aufbewahren. Weiters werden Ihre Daten von den in den Bewerbungsprozess involvierten Stellen (ISG Personalmanagement GmbH und zuständige Kommission) verarbeitet.

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 105 126 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

Besuchen Sie uns auf isg.com/jobs - hier finden Sie täglich neue Jobangebote.

ISG Personalmanagement GmbH
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Olympia Anna Blanck, MA, M: +43 664 858 65 45
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