Sekretariat der Ärztlichen Direktion

Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.

Wir suchen:
Sekretariat der Ärztlichen Direktion

JobID: 6521

Vollzeit, Dauerverwendung

Aufgabenprofil

• Unterstützung der Ärztlichen Direktion in allen administrativen und organisatorischen Agenden
• enge Zusammenarbeit und Koordination mit dem Sekretariat der Kaufmännischen Direktion und der Pflegedirektion sowie gegenseitige Vertretungstätigkeit
• eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat
• Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
• AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
• Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
• selbstständige Post- und E-Mail Bearbeitung sowie Vorbereitung von konzipierten Schriftstücken
• Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungsunterlagen (Power Point, Excel, etc.)
• koordinative Schnittstelle zwischen PrimarärztInnen, MTDs, Stabstellen der Ärztlichen Direktion, Apotheke, Klinische Sozialarbeit, Klinische Psychologie, OP-Management und dem Ärztlichen Direktor
• Organisation von PrimarärztInnen-Sitzungen, Klausuren und sonstigen Veranstaltungen
• Zeiterfassungsmanagement für den Bereich der unmittelbaren MitarbeiterInnen der Kollegialen Führung
• Protokollführung, Ablagemanagement

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule oder vergleichbare Ausbildung
• Reifeprüfung erwünscht
• versierter Umgang mit MS Office und zeitgemäßer Besprechungstechnik
• Erfahrung im Umgang mit Stress und Zeitdruck
• Formulierungssicherheit in Deutsch
• sicheres und professionelles Auftreten, ausgezeichnete Umgangsformen
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
• proaktive, selbstständige Arbeitsweise
• schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft
• hohe Diskretion
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
• mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich erwünscht
• Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement erwünscht
• Formulierungssicherheit in Englisch von Vorteil

Einstufung:
Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.730,50 (Grundlage LD 16/01) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.

Besetzungstermin: ehest möglich

Rückfragen und nähere Auskünfte:
Priv.-Doz. Dr. Karl-Heinz Stadlbauer, Ärztlicher Direktor am Kepler Universitätsklinikum, T: +43 (0)5 7680 82 1360.
Christian Brandstätter, Stv. Leitung Abteilung Personalrekrutierung, T: +43 (0)5 7680 83 6565.

Ihre Vorteile:

• KFL-Versicherung: Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
• Kinder­betreuung: betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit
• Mobilität: absperrbare Fahrrad­abstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit
• Mitarbeiter­restaurant: günstige Verpflegung, Vitalküche
• Fortbildungs­programm: firmeneigene Kurse und Gesundheits­förderung
• Teilzeit­modelle: positionsabhängig diverse Teilzeit­modelle (Work-Life-Balance)
• Tele­arbeit: Möglichkeit zur Telearbeit (positionsabhängig)
• Ermäßigungen: Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)

Bitte bewerben Sie sich bis 08.10.2023 online und fügen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen der online-Bewerbung bei. Laden Sie bitte dazu Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Zeugnisse sowie alle relevanten Dokumente hoch.