Executive Assistant (m/w/d) Family Office

In dieser vielseitigen Vertrauensposition übernehmen Sie die:

• Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen (klassische Assistenzaufgaben, wie z.B. Eingangspost sortieren und bearbeiten, strukturierte Ablage)
• Planung und Koordination von nationalen und internationalen Reisen
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen sowie Terminvereinbarungen
• Selbstständige Erledigung der internen und externen Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Rechnungsbearbeitung, Budget Führung, vorbereitende Buchhaltung sowie Überweisung von Eingangsrechnungen
• Kommunikation als Schnittstelle zur Steuerkanzlei sowie weiteren DienstleisterInnen oder BeraterInnen
• Vermietung von Wohnungen (Auswahl der MieterInnen und Erstellen von Mietverträgen), klassische Hausverwaltungstätigkeiten sowie die Koordination und Kontrolle von Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen in den Bestandsimmobilien
• Betreuung und Koordination des Personals (Gehälter, Urlaubsplanung, monatliche Ausgaben- und Kostenkontrolle)
• Verantwortung für eigene Projekte (z.B. Digitalisierungsprozesse) nach umfassender Einarbeitung sowie die Unterstützung in der strategischen Unternehmensentwicklung, Immobilienprojekten und Innovationsmanagement

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mind. 10 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position als Assistenz in einem mittelständischen, inhabergeführten Unternehmen und/oder einer Kanzlei/Stiftung/Privatsekretariat/Unternehmensberatung
• Buchhalterische Kenntnisse sind von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie routinierter Umgang mit MS-Office
• Unternehmerische Denkweise mit „Hands on“-Mentalität
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent sowie Multitasking- Fähigkeit
• Professionelles und ruhiges Auftreten auch in zeitkritischen Situationen
• Absolute Diskretion, Engagement, Flexibilität und Belastbarkeit
• Proaktive Arbeitseinstellung sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen

Wir bieten Ihnen:

• Flache Hierarchien mit schnellen Entscheidungswegen im internationalen Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit den Eigentümern
• Vielseitiger, eigenverantwortlicher Aufgabenbereich sowie innovative Projekte
• Unbefristete Festanstellung mit attraktivem Gehalt sowie einen Mix aus Präsenzarbeit und Remote Working

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 95 366 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail an bewerbung.otto@isg.com.

Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Stellenbeschreibung vorab telefonisch zur Verfügung und versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden. Ihre Bewerbung wird nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung nach einem detaillierten Gespräch an unsere Kunden weitergeleitet. ISG Personalmanagement GmbH
A-1010 Wien, Universitätsring 14
Marisa Otto, BA LLB.oec.
Tel: 0043 664 856 42 58
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